Tipos de planes para oficinas y despachos judiciales
Los indicadores de gestión implementados en cada uno de los despachos y oficinas judiciales rediseñadas o abordadas se constituyen en insumos fundamentales para el seguimiento y evaluación que se realiza mediante la aplicación del modelo, ya que a través del análisis de estos datos que expresan el comportamiento y gestión que ha tenido el proceso, se pueden identificar posibles desviaciones, lo cual permite la toma de acciones de carácter correctivo o preventivo según corresponda. Por lo tanto, se convierten en un punto de partida para el análisis de los procesos, la mejor disposición de los recursos disponibles, la formulación de los diferentes planes:
- Plan de trabajo: Acciones determinadas, sistemas o tareas que diseña el Profesional de la Dirección de Planificación con criterio técnico y aportes de las personas involucradas, con el fin de mejorar alguna área crítica de la oficina. Incluye situación actual, plazo necesario de implementación, cuotas de trabajo, cantidad de personal necesario, detalle de tareas a realizar, resultados esperados, solicitudes de órganos superiores.
- Plan remedial: Acciones determinadas que plantean los equipos de mejora de cada oficina o despacho con el fin de mejorar alguna área crítica de la oficina. Incluye área que requiere abordaje, causa de la criticidad de esa área, detalle de la propuesta, plazo de la implementación y nombres de responsables de ejecutarlo.
- Planes de descongestionamiento: Acciones propuestas a nivel nacional para el descongestionamiento de los despachos por proyectos institucionales a cargo de la Dirección Planificación en coordinación con personal del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional (CACMFJ), con el fin de desahogar ciertas áreas de los despachos más críticos del país, estos planes pueden incluir colaboración de personal adicional brindado por el mismo CACMFJ o PGSS.
- Plan de contingencia con supernumerarios en planes de trabajo en Administraciones Regionales en caso de suspensión temporal del plan de trabajo original con el personal supernumerario del Circuito. Se puede realizar con personal propio de la oficina o incluso con personal adicional supernumerario.
- Plan de contingencia con personal del CACMFJ: Caso fortuito o fuerza mayor para solventar la necesidad ordinaria de un despacho (estructura mínima o sustituciones)
Con el diseño y desarrollo de estos planes se impactan con cambios positivos los procesos.
Las principales ventajas identificadas en la aplicación de este modelo son:
- Acompañamiento técnico en la implementación del proceso de Seguimiento y Evaluación para la mejora continua en los despachos y oficinas judiciales.
- Seguimiento continuo y Evaluación de los despachos con mayor criticidad en su gestión conforme la información suministrada por la Administración Regional, despachos judiciales y Contraloría de Servicios, derivado del análisis de los Indicadores de Gestión.
- Producto del Seguimiento y Evaluación se formulan en implementan de planes de mejora.
- Análisis de las cargas de trabajo y estructuras organizacionales, que permita contar con modelo flexible y oportuno para afrontar los incrementos de las demandas de servicio que se presentan en los despachos y oficinas judiciales.
- Coadyuvar a las administraciones regionales en la formulación de los planes de trabajo, del recurso humano supernumerario tomando como base el comportamiento de los indicadores de gestión (criterios técnicos).
- Brindar la información que requieran los Consejos de Administración en cuanto a la gestión de los despachos judiciales, para fortalecer la toma de decisiones y lograr mejoras sustanciales en las oficinas que conforman el circuito.