Modelo de Seguimiento y Sostenibilidad

El Modelo de Sostenibilidad de los proyectos de rediseño es un modelo diseñado para sustentar los procesos de mejora continua, lo cual consiste en optimizar dichos procesos mediante la revisión constante de las operaciones, con el fin de identificar los problemas o desviaciones que surgen y brindar soluciones oportunas, generando con ello, la maximización en el uso de los recursos disponibles, así como una mejora en el servicio que se brinda al usuario. 

Para ello, se sustenta en la aplicación de una metodología, que permite identificar mediante el análisis de un conjunto de variables e indicadores, previamente definidos en el proceso de rediseño, oportunidades de mejora y proyectos derivados de ellas, con el fin de alcanzar los objetivos de desempeño establecidos para cada uno de los recursos y contribuir con ello al mejoramiento del servicio de administración de justicia y al cumplimiento del plan estratégico institucional.

Los indicadores de gestión implementados en cada uno de los despachos y oficinas judiciales rediseñados, se constituyen en insumos fundamentales para el análisis que se realiza mediante la aplicación del modelo, ya que a través del análisis de estos datos que expresan el comportamiento y desempeño que ha tenido el proceso, se pueden identificar posibles desviaciones, lo cual permite la toma de acciones de carácter correctivo o preventivo según corresponda. Por lo tanto, se convierten en un punto de partida para el análisis de los procesos, la mejor disposición de los recursos disponibles, la formulación de los planes remediales e impactar con estas acciones, cambios positivos en el proceso.

Las principales ventajas identificadas en la aplicación de este modelo son:

• Acompañamiento técnico en la implementación del proceso de mejora continua en los despachos y oficinas judiciales.
• Seguimiento continuo de los despachos con mayor criticidad en su gestión conforme la información suministrada por la administración regional derivado del análisis de indicadores.
• Cooperación en la formulación en implementación de planes de mejora generados a partir de las reuniones de los equipos de mejora.
• Análisis de las cargas de trabajo y estructuras organizacionales, que permita contar con modelo flexible y oportuno para afrontar los incrementos de las demandas de servicio que se presentan en los despachos y oficinas judiciales.
• Coadyuvar a las administraciones regionales en la formulación de los planes de trabajo, del recurso humano supernumerario tomando como base el comportamiento de los indicadores de gestión.
• Implementación de rediseños de procesos en las oficinas judiciales que aún no han sido analizadas mediante esta metodología.
• Brindar la información que requieran los consejos de administración en cuanto a la gestión de los despachos judiciales, para la toma de decisiones.