Quienes somos
La Dirección de Planificación se divide en dos grandes procesos que garantizan la generación de espacios de innovación, planificación estratégica y proyección de las necesidades institucionales. Estos procesos son:
Proceso de Planeación y Evaluación (Inteligencia Institucional)
Encargado del diseño y evaluación de la estrategia institucional, de la proyección de la institución a través de la revisión de los movimientos socio demográficos, económicos y políticos de variables nacionales e internacionales.
Proceso de Ejecución de las Operaciones
Esta área es la responsable de liderar la modernización y los modelos de organización de los despachos y oficinas judiciales, concentra la respuesta reactiva, la cual permite generar espacios de innovación y planificación estratégica.
Internamente los procesos se encuentran organizados por subprocesos y estos a su vez por unidades o equipos interdisciplinarios, los cuales aumentarán la flexibilidad de la estructura organizativa de la dirección.
Planificación estratégica
Los temas que atiende este subproceso son:
Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI): En el que debe hacerse una revisión de indicadores sociales, económicos nacionales e internacionales, a su vez debe tomarse en cuenta el contexto político nacional e internacional. La planificación estratégica debe estar en lo que corresponda en línea del Plan Nacional de Desarrollo impulsado por MIDEPLAN. Deberán integrar los conceptos modernos del "balanced scorecard" a la planificación estratégica.
Gestión de Planes Anuales Operativos (PAOs): El plan estratégico institucional debe de poder operativizarse mediante planes anuales que deben ser diseñados por todos los niveles de la organización. Este subproceso tendría a su cargo la revisión de los planes anuales operativos y su concordancia con el plan estratégico institucional.
Proyección del Poder Judicial: Es el procedimiento de pronosticar y preveer las necesidades del país en el tema de la administración de justicia realizando análisis de la realidad económica, social y política internacional y nacional.
Evaluación
Los temas que atiende este subproceso son:
Evaluación del Plan Estratégico y Planes Anuales Operativos: Para que el ciclo de la planificación se complete en todas sus fases, es necesario que se realice una evaluación y se compare entre lo que se planificó y lo que se ejecutó, por lo tanto es necesario evaluar los resultados de la implementación de los planes estratégicos y de los planes anuales operativos, esta evaluación implica la revisión de todos los centros de responsabilidad a nivel estratégico.
Evaluación del Ministerio de Hacienda: El presupuesto asignado anualmente por la Asamblea Legislativa debe de evaluarse para verificar su cumplimiento, exceso o faltantes, la Dirección de Planificación es el ente rector del tema presupuestario en la institución, por lo cual es la responsable de efectuar esta evaluación.
Evaluación Operativa de interés institucional: Dentro del rol estratégico la evaluación juega un papel crucial, por lo que es necesario verificar que las operaciones de programas o proyectos de interés institucional concuerden con lo que se tenía proyectado; debe detectarse si se cumplió con la finalidad o meta esperada. La Dirección de Planificación como ente rector en este tema, debe evaluar los proyectos o acciones institucionales y a su vez formular acciones correctivas para lograr que cada proyecto o acción institucional coincida con lo que se esperaba de él.
Evaluación del Plan Estratégico y Planes Anuales Operativos: Para que el ciclo de la planificación se complete en todas sus fases, es necesario que se realice una evaluación y se compare entre lo que se planificó y lo que se ejecutó, por lo tanto es necesario evaluar los resultados de la implementación de los planes estratégicos y de los planes anuales operativos, esta evaluación implica la revisión de todos los centros de responsabilidad a nivel estratégico.
Evaluación del Ministerio de Hacienda: El presupuesto asignado anualmente por la Asamblea Legislativa debe de evaluarse para verificar su cumplimiento, exceso o faltantes, la Dirección de Planificación es el ente rector del tema presupuestario en la institución, por lo cual es la responsable de efectuar esta evaluación.
Evaluación Operativa de interés institucional: Dentro del rol estratégico la evaluación juega un papel crucial, por lo que es necesario verificar que las operaciones de programas o proyectos de interés institucional concuerden con lo que se tenía proyectado; debe detectarse si se cumplió con la finalidad o meta esperada. La Dirección de Planificación como ente rector en este tema, debe evaluar los proyectos o acciones institucionales y a su vez formular acciones correctivas para lograr que cada proyecto o acción institucional coincida con lo que se esperaba de él.
Evaluación de requerimiento humano: Dentro del accionar de la institución se solicitan evaluaciones sobre los resultados alcanzados por plazas extraordinarias o permisos con goce de salario o de programas, por lo tanto, la Dirección de Planificación es el ente rector para verificar que los resultados alcanzados estén alineados con las metas predeterminadas.
Organización institucional
Los temas que atiende este subproceso son:
Estudios de requerimiento humano: Consiste en la realización de estudios solicitados por las instancias decisoras del Poder Judicial, con el fin de brindar criterios técnicos (en Administración e Ingeniería Industrial) para determinar la viabilidad de otorgar recurso humano adicional a los despachos y oficinas judiciales de todo el país.
Estudios de Estructura y Organización: Consiste en la realización de estudios de revisión de la estructura y organización de los despachos y oficinas judiciales del país, a solicitud de las instancias superiores, con el fin de determinar los ajustes requeridos a partir de modificaciones en las funciones y responsabilidades encomendadas.
Normalización y estandarización de la gestión documental (Manuales de Procedimientos y formularios): Se analizan y elaboran los manuales de procedimientos requeridos por las oficinas y despachos judiciales del Poder Judicial, así como se revisan los formularios institucionales, para su creación, modificación o eliminación. Todo lo anterior, en línea con las políticas institucionales de "Cero Papel" enfocadas a la reducción del consumo de papel e impresiones.
Estudios de Estructura y Organización: Consiste en la realización de estudios de revisión de la estructura y organización de los despachos y oficinas judiciales del país, a solicitud de las instancias superiores, con el fin de determinar los ajustes requeridos a partir de modificaciones en las funciones y responsabilidades encomendadas.
Normalización y estandarización de la gestión documental (Manuales de Procedimientos y formularios): Se analizan y elaboran los manuales de procedimientos requeridos por las oficinas y despachos judiciales del Poder Judicial, así como se revisan los formularios institucionales, para su creación, modificación o eliminación. Todo lo anterior, en línea con las políticas institucionales de "Cero Papel" enfocadas a la reducción del consumo de papel e impresiones.
Creación o cierre de oficinas judiciales: Consiste en la realización de estudios de creación y cierre de despachos y oficinas judiciales del país, a solicitud de las instancias decisoras, con el fin de determinar la procedencia o no de emprender esas acciones, dentro de las condiciones institucionales vigentes.
Apertura efectiva y disponibilidad: Consiste en la elaboración del informe que da a conocer las oficinas competentes en materia Penal, Penal Juvenil y Violencia Doméstica, que deberán quedar habilitadas cuando se da el cierre colectivo de fin y principio de año y Semana Santa, según lo que se haya aprobado en el Plan Anual de Vacaciones emitido por la Dirección de Gestión Humana.
Apertura efectiva y disponibilidad: Consiste en la elaboración del informe que da a conocer las oficinas competentes en materia Penal, Penal Juvenil y Violencia Doméstica, que deberán quedar habilitadas cuando se da el cierre colectivo de fin y principio de año y Semana Santa, según lo que se haya aprobado en el Plan Anual de Vacaciones emitido por la Dirección de Gestión Humana.
Estadística
Los temas que atiende este subproceso son:
Calidad del dato estadístico: Se extraen los datos producidos por las diferentes instancias institucionales a través de herramientas de data ware house tal como lo es Sigma (Sistema de Estadísticas Judiciales), se revisa la calidad del dato para determinar inconsistencias o datos con errores potenciales para que el centro de responsabilidad se encargue de su corrección. Esto contempla los inventarios que se realizan para la depuración de los datos estadísticos.
Análisis estadístico: Se realizan análisis estadísticos, los cuales incorporaran criterios técnicos y herramientas de estadística avanzada como lo pueden ser simulaciones, anovas, diseño de experimentos, pruebas de normalidad, proyecciones estadísticas, así como labores de estadística descriptiva que permitan poder evaluar a la institución y preveer necesidades para la toma de decisiones en los diferentes ámbitos institucionales.
Análisis estadístico: Se realizan análisis estadísticos, los cuales incorporaran criterios técnicos y herramientas de estadística avanzada como lo pueden ser simulaciones, anovas, diseño de experimentos, pruebas de normalidad, proyecciones estadísticas, así como labores de estadística descriptiva que permitan poder evaluar a la institución y preveer necesidades para la toma de decisiones en los diferentes ámbitos institucionales.
Capacitaciones y Asesorías: El Subproceso de Estadística brinda capacitaciones y asesorías a las oficinas judiciales y comisiones institucionales sobre temas estadísticos.
Apertura de oficinas: Cuando se crea una oficina judicial se brinda el acompañamiento para definir variables críticas a nivel estadístico, con la finalidad de que desde el inicio sean consideradas por el personal a cargo de la oficina.
Atención de personas usuarias: Este subproceso brinda atención de consultas estadísticas de personas usuarias a lo interno y externo de la institución.
Apertura de oficinas: Cuando se crea una oficina judicial se brinda el acompañamiento para definir variables críticas a nivel estadístico, con la finalidad de que desde el inicio sean consideradas por el personal a cargo de la oficina.
Atención de personas usuarias: Este subproceso brinda atención de consultas estadísticas de personas usuarias a lo interno y externo de la institución.
Presupuesto y proyectos
Los temas que atiende este subproceso son:
Formulación presupuestaria (formulación, elaboración y aprobaciones): Consiste en liderar la elaboración anual del proyecto de presupuesto, lo cual implica la fase de definición de directrices, formulación y seguimiento en el Ministerio de Hacienda y en la Asamblea Legislativa.
Mantenimiento de oficinas: Concentrarán la actualización de los códigos únicos de las oficinas presupuestarias y los códigos por materia, actualización del libro de competencias territoriales y ser rectores del sistema georeferencial.
Mantenimiento de oficinas: Concentrarán la actualización de los códigos únicos de las oficinas presupuestarias y los códigos por materia, actualización del libro de competencias territoriales y ser rectores del sistema georeferencial.
Modificaciones presupuestarias externas: Los centros de responsabilidad junto a Financiero Contable serán los encargados de las modificaciones presupuestarias internas, mientras que las externas deberán tener la aprobación de la Dirección de Planificación como entre rector del tema presupuestario en la institución, ya que los movimientos en la actualidad se generan en tiempo real y los reportes llegan trimestrales a esta dirección cuando los movimientos han sido aplicados.
Administración del portafolio institucional de proyectos: Los proyectos que se desarrollen en la institución deben de encontrarse alineados con la estrategia institucional, por lo tanto, es necesario que el ente que propone el proyecto presente la idea y acta de constitución del proyecto para realizar un análisis de prefactibilidad, de seguido una etapa de factibilidad y una priorización de proyectos, para que el ente superior jerárquico (Corte Plena, Consejo Superior o Comité) se encargue de aprobar los proyectos a realizar y finalmente se incluyan en el portafolio de proyectos. En cada centro de responsabilidad que se encargue de plantear un proyecto debe de existir una persona que se encargue de administrarlo.
Administración del portafolio institucional de proyectos: Los proyectos que se desarrollen en la institución deben de encontrarse alineados con la estrategia institucional, por lo tanto, es necesario que el ente que propone el proyecto presente la idea y acta de constitución del proyecto para realizar un análisis de prefactibilidad, de seguido una etapa de factibilidad y una priorización de proyectos, para que el ente superior jerárquico (Corte Plena, Consejo Superior o Comité) se encargue de aprobar los proyectos a realizar y finalmente se incluyan en el portafolio de proyectos. En cada centro de responsabilidad que se encargue de plantear un proyecto debe de existir una persona que se encargue de administrarlo.
Modernización institucional
Los temas que atiende este subproceso son:
La sostenibilidad de los rediseños de procesos siguiendo la metodología institucional definida para tal efecto.
Definir y analizar la forma en que se implementarán los proyectos de ley en concordancia con lo que establezcan las comisiones y autoridades institucionales, con la finalidad de preparar los escenarios en caso de que estos lleguen a ser aprobados como Ley de la República.
Proyectos de Creación de despachos: La creación de un despacho u oficina judicial debe contar con un estudio técnico y acompañamiento de la Dirección de Planificación, esto implica un acompañamiento de la forma en la cual van a funcionar, la metodología de trabajo y las labores logísticas accesorias para el funcionamiento adecuado de una oficina.
Estudios de Estructura Jerárquica: Para poder llevar a cabo la propuesta de un cambio de estructura jerárquica, es necesario un diagnóstico de la estructura actual y a partir de las oportunidades de mejora, actividades improductivas, cuellos de botella y actividades que no agregan valor (mudas), debe diseñarse una propuesta de estructura jerárquica, por lo tanto, para que exista una sintonía con el tema de rediseño, los proyectos de cambios de estructura jerárquica deben de estar alineados en el mismo subproceso.
Estudios de Rediseño: Consiste en aplicar la herramienta ingenieril de rediseño para hacer un diagnóstico de un despacho judicial y a partir de la problemática que se encuentre, se diseñen propuestas de mejora, las cuales se puedan posteriormente implementar. Los rediseños tendrán tres momentos procesales, tal como lo establece la circular 71-2015 sobre el Manual Metodológico Institucional para el Rediseño de Procesos: diagnóstico, diseño de propuestas de mejora e implementación. Una vez implementado el rediseño, el Equipo de Mejora de Procesos junto a la administración regional deberán darle el seguimiento a la mejora continua de las oficinas.
Definir y analizar la forma en que se implementarán los proyectos de ley en concordancia con lo que establezcan las comisiones y autoridades institucionales, con la finalidad de preparar los escenarios en caso de que estos lleguen a ser aprobados como Ley de la República.
Proyectos de Creación de despachos: La creación de un despacho u oficina judicial debe contar con un estudio técnico y acompañamiento de la Dirección de Planificación, esto implica un acompañamiento de la forma en la cual van a funcionar, la metodología de trabajo y las labores logísticas accesorias para el funcionamiento adecuado de una oficina.
Estudios de Estructura Jerárquica: Para poder llevar a cabo la propuesta de un cambio de estructura jerárquica, es necesario un diagnóstico de la estructura actual y a partir de las oportunidades de mejora, actividades improductivas, cuellos de botella y actividades que no agregan valor (mudas), debe diseñarse una propuesta de estructura jerárquica, por lo tanto, para que exista una sintonía con el tema de rediseño, los proyectos de cambios de estructura jerárquica deben de estar alineados en el mismo subproceso.
Estudios de Rediseño: Consiste en aplicar la herramienta ingenieril de rediseño para hacer un diagnóstico de un despacho judicial y a partir de la problemática que se encuentre, se diseñen propuestas de mejora, las cuales se puedan posteriormente implementar. Los rediseños tendrán tres momentos procesales, tal como lo establece la circular 71-2015 sobre el Manual Metodológico Institucional para el Rediseño de Procesos: diagnóstico, diseño de propuestas de mejora e implementación. Una vez implementado el rediseño, el Equipo de Mejora de Procesos junto a la administración regional deberán darle el seguimiento a la mejora continua de las oficinas.
VALORES
- + Iniciativa
- + Compromiso
- + Responsabilidad
- + Integridad
- + Honradez
- + Excelencia